Nichts ist so beständig wie der Wandel

Sehr geehrte Damen und Herren, Liebe Kundinnen und Kunden,
wir hoffen Sie hatten einen angenehmen Jahreswechsel und freuen uns Sie in einer sehr wichtigen Angelegenheit heute anschreiben zu dürfen.

Getreu dem im Betreff einleitendem Motto Nichts ist so beständig wie der ewige Wandel teilen wir Ihnen heute mit, dass wir für unsere weiterhin zuverlässige Dienstleistungserbringung in Ihrem Haus einen starken Partner aus der Zertifizierungsbranche gewinnen können:
Zukünftig arbeiten wir intensiv mit der TÜV Rheinland Cert GmbH zusammen, besser noch: unsere SicZert Zertifizierungen GmbH wird Teil der TÜV Rheinland Familie.
Wir freuen uns über diese Entwicklung sehr, da wir uns sicher sind, dass der TÜV Rheinland und wir unsere Dienstleistungen wie gewohnt zuverlässig, fachlich versiert und mit der Ihnen bekannten Dienstleistungsqualität in Ihrem Unternehmen erbringen werden.

Was bedeutet dies für Sie?
Diese Frage wollen wir Ihnen hier und heute effizient beantworten: Erst einmal nichts. Bitte beachten Sie für die weiteren Abläufe das folgende Begrüßungsschreiben der TÜV Rheinland Cert GmbH.
Abschied nehmen wir an dieser Stelle nicht, denn auch weiterhin gilt für Sie: Wir sind und bleiben Ihre Ansprechpartner*innen. Im Falle von aufkommenden Fragen freuen wir uns auf Ihre Rückmeldung.

Wir wünschen Ihnen ein angenehmes und erfolgreiches Jahr 2023, in gemeinsamer weiterhin guter Zusammenarbeit mit uns.

Mit freundlichen Grüßen aus dem Schwarzwald!

Schreiben der TÜV Rheinland Cert GmbH:

Es kommt zusammen, was zusammen gehört: Die TÜV Rheinland Cert GmbH begrüßt herzlichst die SicZert Zertifizierungen GmbH als neues Mitglied unserer TÜV Rheinland Familie!

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir wünschen Ihnen ein frohes neues Jahr und nehmen Bezug zu dem Schreiben der SicZert Zertifizierungen GmbH vom 13.01.2023
Auch wir sind hocherfreut, dass die Ihnen bekannte SicZert Zertifizierungen GmbH Teil unserer TÜV Rheinland Familie geworden ist. Gleichfalls herzlichst möchten wir Sie als Kunden*innen der SicZert GmbH begrüßen.
Eventuell verbinden Sie Fragen mit der aktuellen Entwicklung?
Gerne möchten wir im Vorfeld zwei wichtige Fragen aufgreifen:
1. Wird jetzt ein Auditorenwechsel stattfinden?
Antw.: Nein, die Ihnen bekannten Auditoren werden auch zukünftig Ihre Audits durchführen und stehen Ihnen wie gewohnt zur Verfügung.
2. Was erwartet sie als nächstes?
Antw.: In Zusammenarbeit mit der SicZert Zertifizierungen GmbH kommen wir auf Sie zu um den zukünftigen Ablauf mit Ihnen zu besprechen. Notwendig wird sein, dass Sie für die zukünftige Auditdurchführung die TÜV Rheinland Cert GmbH beauftragen.
Hierfür wird sich Herr Petit bei Ihnen melden und Ihnen ein entsprechendes Angebot offerieren. An dieser Stelle wichtig: An den mit der SicZert Zertifizierungen GmbH vereinbarten Kostenstrukturen ändert sich für den aktuellen Auditzyklus nichts.
Als nächstes wird ein Transferaudit stattfinden, so dass Ihnen anschließend ein TÜV Rheinland Zertifikat ausgestellt werden kann. In der Folge besprechen Sie mit den Ihnen bekannten SicZert-Mitarbeiter*innen die zukünftigen Audittermine und Auditplanungen. Eine Rechnung zu den erbrachten Dienstleistungen erhalten Sie nach Erbringung der Dienstleistungen von der TÜV Rheinland Cert GmbH. Vielleicht sind für Sie noch weitere Fragen offen? In diesen Fällen gehen Sie gerne auf die Ihnen bekannten Ansprechpartner*innen zu, oder sprechen Sie uns an.
Wir freuen uns auf die gemeinsame Zusammenarbeit und darauf, Sie demnächst vielleicht auch einmal persönlich kennenzulernen.

Audits im Zeichen von Corona,
9001, 14001, 50001, 45001

Die Gesundheit aller Beteiligten steht für die sicZert Zertifizierungen GmbH an oberster Stelle, daher ist es für alle Beteiligten wichtig, auf die aktuelle Entwicklung zur Ausbreitung des Coronavirus mit größter Sorgfalt zu reagieren.

Unternehmen sind durch Corona mit Herausforderungen konfrontiert, die schnell existenzbedrohend werden können.

Die sicZert Zertifizierungen GmbH bietet ab sofort das Werkzeug der Remote–Audits an, so dass der Betrieb einer Firma nicht durch fehlende Zertifikate eingeschränkt oder gefährdet ist.

Welche Unternehmen können remote auditiert werden?
Es gibt von den Systemgebern z.Z. sehr viele Sonderregelungen. Remote-Audits können bei allen Unternehmen durchgeführt werden - das gilt für Zertifizierungs-, Rezertifizierungs- und auch Überwachungsaudits.

Sind Remote-Audits ohne späteren Vorortbesuch möglich?
Die Zeit, die für ein Audit als Remote-Audit angesetzt wird, sollte nicht mehr als 50 % der gesamten Auditzeit betragen, die weiteren 50 % sollten vor Ort durchgeführt werden.

Auch hier ergeben sich Änderungen, bedingt durch die Pandemie: Audits können in begründeten Ausnahmefällen bis zu 100 Prozent remote durchgeführt werden:

· wenn die Firma in einem Gebiet liegt, das vom Robert Koch-Institut als Risikogebiet eingestuft wurde, oder

· dem Auditteam aufgrund von selbst festgelegten Schutzmaßnahmen der Zugang zur Firma verwehrt wird.

Sämtliche Remote-Audits, die durch die Corona-Pandemie bedingt sind, müssen durch die sicZert Zertifizierungen GmbH genehmigt werden.

Vertraulichkeit der Daten
Selbstverständlich werden Daten bei Remote-Audits genauso vertraulich behandelt, wie bei einem normalen Vor-Ort-Audit.

Alle Beteiligten müssen sich der Chancen/Risiken, die mit dem Einsatz von webgestützter Kommunikation bewusst sein.

Wie für jedes unserer Audits generell gilt auch für Remote-Audits: alle Daten werden vertraulich behandelt. Es erfolgen keine Aufzeichnungen von Gesprächen oder Inhalten während des Audits. Dritte haben keinen Zugriff auf die webgestützte Kommunikation

Wie läuft ein Remote-Audit ab?
Das Audit läuft wie ein normales Audit vor Ort ab – nur dass man nicht am gleichen Ort sitzt, sondern sich über eine Videoverbindung unterhält.

Sobald ein Termin für eine Remote-Audit festgelegt wurde, bekommt unser Kunde eine Aufstellung, welche Unterlagen/Dokumente dem Auditor vorab zur Verfügung gestellt werden müssen, und welche für das Audit bereitzuhalten sind.

Sofern die notwendige Infrastruktur vorhanden ist, lassen sich Remote-Audits unkompliziert organisieren und durchführen.

Welche technischen Voraussetzungen sind notwendig?
Wichtigsten Grundlagen sind ein Laptop oder Computer mit Internetzugang, eine Webcam, ein Mikrofon und ein Headset. Die Audits können sowohl per WebEx als auch per Skype durchgeführt werden.

Wichtig ist, dass die Technik funktioniert – dies sollte vor dem vereinbarten Audittermin geprüft werden.

Können nur Bürostandorte oder auch Produktionsstandorte remote auditiert werden?
Normalerweise können nur Bürostandorte remote auditiert werden. Wenn Produktionsstandorte aber in sogenannten Risikogebieten des Robert-Koch-Instituts liegen, können Remote-Audits in diesen Fällen auch an Produktionsstandorten durchgeführt werden – z.B. Rundgang per Handy-Livestream.

Terminverschiebung und Verlängerungen
Verlegungen vereinbarter Termine und etwaige Verlängerungen von Fristen sind möglich. Bei einer Vielzahl von Kunden sollte dies prinzipiell kein Problem darstellen, da Überwachungsaudits immer innerhalb eines Kalenderjahrs durchgeführt werden können. Lediglich bei Rezertifizierungen und beim ersten Überwachungsaudit nach der Erstzertifizierung sind wir an die strikte Einhaltung von Fristen gebunden.

Diese können nun um bis zu 6 Monate verschoben werden. Allerdings ist dies keine generelle Vorgehensweise, sondern beruht auf einer Einzelfallentscheidung, die durch den betreffenden Kunden fallweise begründet und durch die Zertifizierungsstelle bestätigt werden muss.

Die darauffolgenden Audits müssen dann wieder im „normalen Rhythmus“ durchgeführt werden.